Ante todo, planificación

No somos muy dados a planificar la actividad de nuestras compañías, aunque perseguimos aumentos de clientes, ventas, ingresos, beneficios y rentabilidad, no marcamos una cifra determinada como objetivo. En el más pulcro de los casos, pretendemos en momentos señalados, buscar un incremento en alguno de los parámetros antes citados. La planificación debe formar parte de una actividad que periódicamente debería ejecutarse en toda compañía que se preste.

En este sentido, ya comenzamos con mal pie nuestra andadura, pues lejos de considerarse tiempo perdido, aquel que se dedica a planificar la actividad anual, trimestral o mensual de una empresa, es garantía de orden y concierto en el transcurrir de la actividad. Y sin orden y ni concierto resulta difícil un éxito prolongado.

Partiendo de la necesidad de crecimiento y permanencia en el mercado con resultados positivos que en todo empresario debe reinar, tenemos que saber discernir entre largo y corto plazo. Solemos ir de la mano del corto plazo, buscando la supervivencia diaria del negocio y proponiéndonos ir día a día en la gestión de nuestra actividad, pero la planificación a largo plazo (un año o más) se torna primordial para lograr mejores resultados. Necesitamos de previsiones y planes de una periodicidad mínima anual para conseguir superiores logros.

Debemos arraigar la idea de que el éxito es fruto del cumplimiento de una planificación, o más profundamente, de las estrategias y acciones marcadas para la consecución de un objetivo. No son el buen hacer comercial, las horas de trabajo o la calidad de nuestro producto, elementos que por sí solos consigan beneficios superiores a los de nuestros competidores. Estos condimentos son parte de un todo que debemos analizar y gestionar para lograr dichos beneficios.

Sumergidos en el terreno de la planificación y organización de nuestra actividad, hemos de distinguir distintos componentes que conforman esta vital función y a los que tendremos que atender para resolver de forma óptima este asunto:

• Diagnóstico del entorno: un factor fundamental que incide sobre la planificación de forma directa es el entorno y su comportamiento. Competidores, clientes y hasta la situación geográfica, son elementos del entorno que han de ser valorados para concretar cuáles son las amenazas que arremeten contra nuestro funcionamiento normal y de las que debemos defendernos, y cuáles las oportunidades existentes en el mercado de las que podemos aprovechar para aventajarnos.
• Autodiagnóstico: los recursos y medios con los que contamos para acometer nuestra actividad deben ser objetivamente evaluados y comparados con los pertenecientes a nuestros competidores para  concluir las fortalezas que poseemos y las debilidades que acusamos. De esta forma, podremos orientar nuestras estrategias y acciones hacia derroteros favorables a nuestras capacidades y recursos.
• Fijación de objetivos: toda acción emprendida por una empresa ha de ir encaminada al cumplimiento de determinadas metas, que podemos dividir en misión (fin último de la empresa) y objetivos (qué perseguimos con nuestra actividad, de forma más específica). Es de capital relevancia contar con unos objetivos realistas, cuantificables o verificables, congruentes y redactados de forma clara y precisa. No puede reducirse nuestro objetivo de ventas a un simple “aumento de ventas respecto al año anterior”, sino que tendremos que ir más allá, proponiendo un “aumento de ventas en un 10% de zapatillas de lona de color rojo de hombre en u.f. con respecto al año anterior, y en u.m. en un 7,5% (debido a una disminución de 0.50 € en el precio)”.
• Elaboración de estrategias: por cada departamento existen una serie de guías que a largo plazo y a grandes rasgos describen el modo en que ha de comportarse la empresa ante determinadas situaciones y en relación a sendos parámetros. Han de ser claras y flexibles, teniendo siempre en cuenta los posibles cambios de los elementos externos (el entorno es muy importante en esta fase), y deben estar adaptadas a los medios y recursos que la empresa atesora. Una estrategia correcta construirá el camino más corto hacia el cumplimiento de los objetivos.
• Diseño de planes: Toda estrategia, una vez elaborada, ha de ser puesta en práctica. Esta implementación se lleva a cabo a través de determinadas acciones que han de ir sucediéndose a lo largo del período para el que se ha descrito la estrategia. Los recursos con los que se cuenta son elementales para definir estos pasos a seguir, y los posibles cambios del entorno deben dar lugar a distintas alternativas a tomar según corresponda. Digamos que se trata de concretar la estrategia, de trasladar el largo plazo al corto para convertir en realizable lo planificado. Esta fase es de similar importancia a las anteriores, no carece de ésta por situarse más próxima en el tiempo o tener menor repercusión unitaria en el resultado final.
• Control: No hay objetivo sin las correspondientes pautas que regirán el control de éste. No podemos olvidar este elemento del proceso de planificación estratégica, pues es el que corrobora el cumplimiento de los objetivos para que se ha diseñado el plan, y por tanto, el que valora la calidad y validez de la planificación. Tanto a priori como a posteriori, debemos gestionar herramientas de control de los parámetros que miden nuestros objetivos. Normas y estándares tienen que ser periódicamente comparadas con las cifras reales que pretenden controlar, para así lograr un feedback útil y necesario para corregir desviaciones y mejorar la consecución de los objetivos. Es aconsejable definir el control en función de un intervalo, pues resulta muy complicado llevarlo a cabo mediante un punto concreto.

Examinadas las etapas que componen el proceso de planificación estratégica, es necesario añadir la continuidad como elemento anexo a ésta. Se trata de un proceso ininterrumpido que, debido a los cambios del entorno y de los recursos disponibles, requiere de constantes adaptaciones y variaciones en objetivos, estrategias, planes y elementos de control.

Planificar ayuda, en todo caso, a mejorar el funcionamiento de un negocio y a optimizar sus resultados, y puestos a elegir, ¿por qué obviarla? Planifiquemos pues.